Soluzioni di project management agile per adattarsi al cambiamento

Il Consorzio della Bonifica Renana, con sede centrale a Bologna, è un ente di diritto pubblico che, in conformità con le leggi vigenti e in regime di sussidarietà con gli enti locali, si impegna – nelle aree pianeggianti – a facilitare il corretto drenaggio delle acque piovane attraverso la gestione della sua rete idraulica artificiale. Nelle zone dell’Appennino, il Consorzio opera per la prevenzione dei fenomeni di dissesto idrogeologico.

PREMESSA
Già da anni, il Consorzio ha adottato un sistema di Management By Objective – MBO per focalizzare gli obiettivi strategici annuali dei manager. Dal 2021 è stato inoltre introdotto il modello organizzativo dello smart working, basato sul lavoro da remoto, ed è stata data una maggiore autonomia alle persone e ai team nella scelta di tempi, spazi e metodi di lavoro. Le attività sono gestite da diversi team, con esigenze differenti, ma con l’obiettivo comune di trovare una metodologia lavorativa efficace per tutti.

Il Cliente si è rivolto a PRAXI perché ha sentito l’esigenza di rafforzare il modello di lavoro per obiettivi e velocizzare il cambiamento con un forte segnale di innovazione: l’introduzione di uno strumento di project management per la gestione delle performance, dapprima in un team inter-funzionale e poi, a cascata, per altri team e progetti.

Adottare un software di project management per velocizzare il cambiamento

L’implementazione di un software di project management cambia in meglio la gestione dei progetti in azienda, portando benefici tangibili. Le realtà che adottano software di questo genere riscontrano un aumento della produttività, grazie a una visione chiara delle attività e dei tempi di esecuzione. Ciò si traduce in una riduzione dei costi complessivi del progetto, una massimizzazione dei profitti e un miglioramento nella comunicazione interna ed esterna, poiché le informazioni sono accessibili e condivisibili in tempo reale.
La collaborazione diventa più fluida grazie alla condivisione di documenti e risorse, rendendo inevitabilmente l’azienda più agile e capace di rispondere rapidamente ai cambiamenti e alle mutevoli condizioni di mercato.

Le realtà che adottano software di project management riscontrano un aumento della produttività, grazie a una visione chiara delle attività e dei tempi di esecuzione

PROGETTO
Per una maggiore efficacia ed efficienza, il progetto è stato gestito da un team misto, costituito da consulenti delle Business Unit Formazione e Sviluppo e Informatica, così da unire skill tecniche e digitali con competenze di facilitazione e change management.

Le esigenze specifiche del Cliente erano le seguenti:

• effettuare una software selection per individuare il gestionale più adatto alle sue necessità e ai processi in corso, in seguito a un’attenta valutazione delle opzioni disponibili sul mercato e delle funzionalità necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto
• creare un collegamento solido tra il modello di gestione del team e il nuovo software, per garantire il supporto alle dinamiche lavorative anche da remoto e consentire il monitoraggio di prestazioni e obiettivi
• configurare il software in modo da riflettere la struttura organizzativa, gli obiettivi e le strategie del Consorzio, evitando sovra-comunicazioni e concentrando in un solo punto le to do list, i verbali di riunioni e l’avanzamento del completamento dei task
• coinvolgere attivamente tutti i membri del team nell’implementazione e nell’utilizzo dello strumento, sfruttando le competenze tecniche di un cluster di utenti early adopter, trasversale all’organizzazione, in modo da guidare tutti gli altri gruppi di lavoro a un utilizzo consapevole – stabilire linee guida chiare e condivise per evitare disparità nell’utilizzo dello strumento
• formare tutta la popolazione sulla piattaforma per una gestione consapevole ed efficace diffusa accompagnare i team nella fase di ice-breaking con lo strumento (go-live).

RISULTATI
Come Asana ha migliorato la gestione delle performance

La piattaforma digitale introdotta è Asana, strumento che sta permettendo al Cliente di:

• assicurare l’allineamento alle linee strategiche prioritizzando determinati progetti – portfolio – in base al
• contributo verso i risultati aziendali e alla fattibilità
• avere la garanzia di una visione d’insieme delle attività di un progetto
• presidiare le scadenze in modo informatizzato
• superare una gestione “amatoriale” del lavoro, imparando un metodo grazie allo strumento stesso
• facilitare un lavoro sempre più trasversale, sviluppando un linguaggio comune tra i settori
• superare l’organizzazione gerarchica, coinvolgendo in maniera trasversale colleghi diretti e di altri settori, e partner esterni all’Azienda
• favorire la collaborazione peer to peer, promuovendo l’auto-organizzazione
• limitare la sovra-comunicazione, permettendo a tutte le persone coinvolte di essere allineate tramite informazioni centralizzate
• utilizzare con meno frequenza messaggi di posta elettronica dove viaggiano notifiche di sistema ma non allegati, evitando disallineamenti dovuti all’obsolescenza.

Piattaforme di project management agile come Asana facilitano la transizione culturale verso la business agility

Verso la business agility
Asana sta facilitando la transizione culturale dell’Azienda verso la business agility e il lavoro basato su obiettivi, dove il modello organizzativo si basa sull’auto-organizzazione, la condivisione e l’adattamento, spesso all’interno di team multidisciplinari.
Tra i principali benefici già in atto, l’impegno di PRAXI nel promuovere la business agility con l’adozione di Asana permetterà di:

• coordinare il lavoro in e tra i team in modo più efficace, consentendo una gestione integrata dei progetti e un’ottimizzazione delle risorse
• centralizzare tutti i dati dei progetti, come dettagli, kanban board, feedback e pianificazioni dei meeting, in un unico luogo facilmente accessibili
• migliorare la comunicazione interna ed esterna con la condivisione in tempo reale degli aggiornamenti dello stato del progetto con tutti gli stakeholder.

In questo contesto, i leader tenderanno ad agire sempre più come facilitatori, collaborando con i team per garantire il successo dei progetti.